Podczas wyboru oprogramowania magazynowego klienci coraz częściej pytają o koszty obsługi KSeF-u.
W porównaniu które prezentujemy skupimy się na programach wdrażanych przez nas czyli:
Subiekt Nexo,
Subiekt GT,
PC-Market,
Comarch Optima
Najczęściej spotykanym modelem licencjonowania są "paczki" zawierające odpowiednie wolumeny dokumentów przesyłanych i odbieranych z KSeF.
Przybliżone koszty obsługi można zatem oszacować na podstawie łącznej ilości faktur i korekt (sprzedażowych i zakupowych) w poprzednich latach naszej działalności.
Oczywiście należy pamiętać o abonamentach na aktualizacje i konfiguracji wykonanej przez serwisanta.
Subiekt GT, Subiekt Nexo,
Firma Insert wprowadziła tzw. portfel w którym możemy zakupić InsPunkty.
W wielkim skrócie system płatności polega na tym że każde wysłanie i pobranie faktury z KSeF-u zabiera z salda 1 Inspunkt.
Do swojego portfela możemy zakupić odpowiednie paczki - zależne od potrzeb naszej firmy.
Obecnie dostępne są pakiety:
100 InsPunktów 50 netto PLN
500 InsPunktów 200 netto PLN
1000 InsPunktów 300 netto PLN
2000 InsPunktów 500 netto PLN
5000 InsPunktów 800 netto PLN
10 000 InsPunktów 1100 netto PLN
Należy przy tym dodać że portfel obowiązuje od 1 kwietnia a to oznacza że pobieranie faktur zakupowych w lutym i marcu 2026 będzie bezpłatne.
Ponadto każdy aktywny abonament do programu (Subiekt, Rachmistrz, Rewizor) zasila nam na starcie saldo portfela 100 Inspunktami.
Szczegóły tego systemu dostępne są tutaj: https://www.insert.com.pl/dla_uzytkownikow/portfel_insert/portfel_insert_i_inspunkty_system_platnosci.html
Warto zwrócić jeszcze uwagę na aspekt techniczny. Do tej pory programy Subiekt GT i Subiekt Nexo miały bardzo słabe możliwości pod kątem elektronicznego importu faktur (EDI).
Producent wspierał w zasadzie 2 formaty własny edi++ (plik epp) i mało znany e-BIS XML.
Nowa funkcjonalność związana z KSeF daje możliwość mapowania towarów i jednostek miar.
Oznacza to że program sukcesywnie uczy się dopasowywać kartoteki dostawców do tych z naszej bazy.
Proces przyjmowania towarów handlowych zostanie radykalnie skrócony.
PC-Market
Firma Insoft zapowiada że obsługa KSeF-u będzie doliczana od 01.07.2026 do cen odnawianych subskrypcji.
Będzie to prawdopodobnie kwota 290zł netto.
Wersja produkcyjna obsługująca certyfikaty KSeF-u 2.0 zostanie opublikowana w okolicach 20 stycznia.
Program naszym zdaniem ma najbardziej rozwiniętą obsługę pól dodatkowych przewidzianych dla pliku xml.
Program PC-Market ma od dawna mocno rozwiniętą funkcjonalność EDI więc KSeF nie wpływa tak mocno na ułatwienia podczas przyjmowania dostaw.
Może być jednak uzupełnieniem EDI w przypadku braku zgodności formatów (już teraz dostępny jest sterownik o nazwie KSEF).
Comarch Optima
Comarch dla programów w modelu stacjonarnym proponuje wykup pakietów:
200 dokumentów 158 netto PLN
600 dokumentów 315 netto PLN
1500 dokumentów 630 netto PLN
5000 dokumentów 945 netto PLN
10000 dokumentów 1260 netto PLN
30000 dokumentów 2520 netto PLN
60000 dokumentów 4410 netto PLN
powyżej 60000 dokumentów 7560 netto PLN
Zainteresowanych odsyłamy na https://www.comarch.pl/erp/ksef/
Program podobnie jak w przypadku firmy Insert będzie stosował mechanizmy mapowania kartotek dostawców.
Należy podkreślić że do 31 lipca 2026 komunikacja KSEF dla klientów Comarch ERP jest bezpłatna.
(dla nowych klientów którzy nabyli program od daty 1 czerwiec 2025 został on przedłużony do końca 2026 roku)