Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to platforma cyfrowa do wysyłania i odbierania faktur przygotowana przez Ministerstwo Finansów.
Oprócz funkcji komunikacyjnych będzie pełnił rolę repozytorium dla tego typu dokumentów.
KSeF stanie się obligatoryjny od 1 lipca 2024 roku. (Uwaga termin ten został przełożony bez ustalenia daty)
Wyjątkiem będą firmy korzystające ze zwolnienia z VAT - dla nich obowiązek ten zostanie odłożony do 1 stycznia 2025 roku. Trzeba jednak zaznaczyć że sam odbiór e-faktur może skłonić tych podatników do szybszej daty wdrożenia.
Na naszym blogu będziemy sukcesywnie publikować artykuły techniczne dotyczące KSeF.
Do obowiązkowego korzystania z tego systemu jest jeszcze kilka miesięcy ale już teraz warto przemyśleć strategię.
Jeśli w firmie mamy komputery ze starymi systemami operacyjnymi to teraz jest dobry moment na ich wymianę.
Trzeba sobie uświadomić fakt że komunikacja z serwerami KSeF jest szyfrowana i zabezpieczona tokenem.
Gwarancją prawidłowego działania: kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, profilu zaufanego, tokena jest wspierany system operacyjny.
Nie mniej ważne jest posiadanie programu do obsługi gospodarki magazynowej który będzie miał zaimplementowane na czas mechanizmy związane z KSeF.
Na tą chwilę statusy wyglądają nastepująco:
SUBIEKT NEXO - wspiera KSeF
SUBIEKT GT - wspiera KSeF
COMARCH OPTIMA - wspiera KSeF
PC-MARKET - otrzyma oficjalne wsparcie w lutym (wersja beta dla dystrybutorów obsługuje już KSeF)
PC-MARKET w trybie interaktywnym będzie komunikował się z repozytorium w ramach wykupionego abonamentu (aktywnej subskrypcji aktualizacji) na program.
W przypadku potrzeby automatyzacji i wysyłania faktur paczkami trzeba będzie wykupić dodatkowy moduł.
Programy firmy INSERT (SUBIEKT NEXO, SUBIEKT GT) będą wymagały zgromadzenia odpowiedniej ilości punktów w Portfelu Insert.
Program COMARCH OPTIMA od kwietnia 2024 będzie wymagał dodatkowej zgodnej z opublikowanym już cennikiem.
Przy tej okazji warto wspomnieć że ustawodawca przewiduje wysłanie e-faktury najpóźniej w kolejnym dniu roboczym po dacie wystawienia.
Jeśli tego nie zrobimy to czeka nas kara w wysokości 100% podatku VAT z niewysłanej faktury lub 18,7% należności ogółem (na fakturach bez wykazanego podatku).
W przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur fakturę udostępnia się nabywcy w uzgodniony sposób a w terminie do 7 dni roboczych przesyła do repozytorium.
Istotne jest też odpowiednie przygotowanie bazy kontrahentów.
Faktury typu B2C czyli dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie muszą być przesyłane do KSeF (najlepiej wydawać im faktury w tradycyjnej formie).
Jeśli jednak zdecydujemy się na przesłanie takich faktur do KSeF to sprawa się nieco komplikuje (przynajmniej w ramach wydanych na chwilę pisania tego artykułu interpretacji).
Musimy bowiem zapewnić kupującemu dostęp do e-faktur (dane identyfikacyjne, kod QR) ponieważ takie osoby nie posiadają uwierzytelnienia w KSeF.
Nabywca powinien być możliwy do zidentyfikowania zgodnie z art. 106e ustawy o VAT. System pozwoli na wystawienie faktury w formie ustrukturyzowanej.
Odpowiednie oznaczenie takich kartotek kontrahenckich powinno pozwolić na automatyzację wystawiania takich faktur (B2B z przeznaczeniem do KSeF, B2C z domyślnym wydrukiem papierowym)
Na chwilę obecną w niektórych programach trzeba zadeklarować to podczas procesu wystawiania faktury.
Szczegóły techniczne przekażemy w kolejnych artykułach stricte technicznych.
Większą uwagę powinniśmy również zwrócić na archiwizację danych. Ze względu na krótki termin obowiązkowej wysyłki do KSeF trzeba przeanalizować wariant szybkiego odzysku uszkodzonej czy też utraconej bazy danych.
Regularna automatyczna kopia bezpieczeństwa będzie pożądana w przypadkach awaryjnych.
Warto przemyśleć współpracę z firmą IT w postaci umowy serwisowej aby zapewnić sobie nie tylko wsparcie techniczne ale i gwarancję szybkiej interwencji.
Firma DAMSOFT wdraża i opiekuje się programami PC-MARKET, SUBIEKT NEXO, SUBIEKT GT, COMARCH OPTIMA.